Personvern i forskning

Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson, som navn, adresse, telefonnummer, e-post-adresse/IP-adresse. Også bilde eller lydopptak er personopplysninger dersom personer kan gjenkjennes. Husk at en person også kan identifiseres indirekte dersom bakgrunnsopplysninger kombineres, for eksempel bostedskommune kombinert med alder, kjønn og yrke.

• Alminnelige personopplysninger omfatter de fleste personopplysninger, og omfattes av bestemte regler for innhenting, oppbevaring og sletting. Personopplysninger knyttet til masteroppgaver inngår til vanlig i denne kategorien.
• Sensitive personopplysninger, som i loven nå er erstattet med begrepet særlige kategorier av personopplysninger, er opplysninger om rasemessig eller etnisk opprinnelse, politisk oppfatning, religion, filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskap, genetiske opplysninger eller helseopplysninger, opplysninger om seksuell legning eller seksuelle forhold. Det skal mer til å behandle denne typen opplysninger. 

• Forskningsprosjekter skal ha en prosjektleder som har ansvar for å vurdere om innhenting av personopplysninger er nødvendig iht. prosjektets formål, problemstilling og nytteverdi.
• Veileder er prosjektleder for studentprosjekter. Studenter kan ikke selv være prosjektleder, men kan bistå som prosjektmedarbeider.
• Skal forskningsprosjektet behandle personopplysninger, må meldeskjema sendes til Personverntjenester for forskning i Sikt senest 30 dager før datainnsamlingen har planlagt oppstart. Innsamling av personopplysninger kan starte når vurdering fra Sikt foreligger, og endringer underveis i prosjektet skal meldes til Sikt.
• Det skal lages en prosjektbeskrivelse hvor det blant annet skal fremgå hva som er formålet med prosjektet, hvilke opplysninger som skal inngå i prosjektet og er nødvendige for å tjene dette formålet og hvordan prosjektet skal gjennomføres.
• Det skal utarbeides et samtykke-/informasjonsskriv med spørsmål om deltakelse i forskningsprosjektet. Sikts meldeskjema-mal for personopplysninger i forskning skal benyttes.
• Vitenskapelige ansatte og studenter som behandler personopplysninger, er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13. Taushetserklæring skal signeres av alle prosjektmedarbeidere. Publisering eller utlevering av personopplysninger skal baseres på den registrertes samtykke. 

Forskningsprosjekter som ikke behandler personopplysninger, eller der opplysninger innhentes og håndteres anonymt gjennom hele prosjektperioden, er ikke underlagt meldeplikt.

Eksempler på ulike fremgangsmåter:
 

• Intervju og observasjon registreres data kun i form av notater (ikke lyd- eller bildeopptak). Det må ikke registreres navn eller personidentifiserende bakgrunnsopplysninger i datamaterialet.
• Spørreskjema innhentes i papirform, uten navn og indirekte identifiserende opplysninger.
• Nettbaserte spørreskjema der IT-løsningen er fullstendig anonym (bl.a. at respondentenes e-post-/IP-adresse ikke på noe tidspunkt knyttes til spørreskjema), og at selve spørreskjemaet ikke inneholder spørsmål om identifiserende opplysninger. (De fleste nettbaserte spørreskjema innebærer registrering av e-post-/IP-adresse, og behandlingen vil da måtte meldes, selv om eventuelt bare tjenesteleverandøren har tilgang til disse opplysningene.)

Dersom du er i tvil om et prosjekt er meldepliktig, kan du ta meldeplikttesten på Sikt sine nettsider.

Er du usikker på om datamaterialet har blitt godt nok anonymisert, ta kontakt med personvernombudet ved NLA Høgskolen.

Lyd- og filmopptak der stemme eller bilde kan identifisere en person, må behandles forsvarlig.

• Lydopptakere kan lånes ut til studenter og ansatte. 
  Lydfiler kan redigeres av ansatte og lagres på passordbeskyttet område på OneDrive. Det er ikke lov å laste ned en lydfil med persondata på privat PC. Studenter kan transkribere data ved å lytte til lydfil via lydopptaker.  Opptaket som er lagret på lydopptakeren skal deretter slettes. Vitenskapelige ansatte kan i tillegg benytte seg av lagring i Teams ved å bruke lukket Teams gruppe.  Til kryptering av lydfiler anbefaler NLA gratisprogrammet 7-Zip, som lastes ned direkte fra produsentens hjemmeside. 
• Lydopptak med smarttelefon er kun tillatt dersom diktafon-app i Nettskjema benyttes. Få mer informasjon om Nettskjema diktafon-app her.
• Enheter med nettforbindelse (mobiltelefon, nettbrett) kan ikke benyttes til opptak av bilder eller film.
• Skal du transkribere data fra en lydfil (overføre innholdet fra lyd- til skriftformat), så kan dette gjøres automatisk. 

Nettskjema-diktafon mobilapp har en automatisk transkriberingsfunksjon som ansatte og studenter ved NLA Høgskolen kan bruke. Funksjonen beskrives slik av UiOs Nettskjema:

«Lydopptak levert til Nettskjema blir automatisk transkribert ved hjelp av den UiO-interne tjenesten Autotekst. Innstillingene for talespråk er satt til å gjenkjennes fra lydopptaket. Ingen data forlater UiOs infrastruktur under transkripsjon.

Transkripsjoner er tilgjengelig under "Opptak" som tekst og VTT-fil kort tid etter at opptaket er levert til Nettskjema.»

NB! Det er ikke tillatt for studenter ved NLA Høgskolen å laste ned lydfiler med persondata på en privat PC.

Den registrerte (personen som forskningsprosjektet behandler personopplysninger om) har rett til informasjon om og innsyn i sine personopplysninger, samt rett til retting og sletting av sine personopplysninger.

Henvendelser om innsyn, retting og sletting av opplysninger skal være skriftlig, datert og undertegnet. Det er ikke nødvendig å oppgi noen begrunnelse for å be om innsyn, retting og sletting.

Prosjektleder saksbehandler innkomne henvendelser fortløpende. Krav om innsyn skal besvares uten ugrunnet opphold, og senest 30 dager etter at NLA Høgskolen mottok henvendelsen.

Ved innsyn må det vurderes om innsyn skal begrenses eller avslås med en annen begrunnelse. 

Dersom den registrerte ikke lenger ønsker å delta i prosjektet skal dette respekteres.

Ved avslag på krav om innsyn, retting og sletting må det opplyses til den registrerte at avgjørelsen kan påklages.

Når videre lagring av personopplysninger ikke lengre er nødvendig for å ivareta formålet med prosjektet, skal dataene slettes eller anonymiseres.

Før avslutning av prosjektet skal prosjektleder vurdere om personopplysninger skal slettes, anonymiseres eller arkiveres iht. vurdering fra Personverntjenester for forskning i Sikt.

• Alle personopplysninger som ikke skal oppbevares etter prosjektslutt, skal slettes.

• Personopplysninger som skal oppbevares etter prosjektslutt skal anonymiseres.
  • Alle data som gjør det mulig å identifisere prosjektdeltakere må slettes. I utgangspunktet gjøres dette ved at prosjektleder sletter koblingsnøkkelen, dvs. der fødselsnummer, navn, adresse og andre identifiserende opplysninger er registrert.
  • I noen tilfeller vil det kunne være mulig å identifisere prosjektdeltakere selv om koblingsnøkkelen er slettet, dvs. at datamaterialet inneholder indirekte identifiserbare opplysninger. Eksempler på måter å anonymisere datamaterialet på:
    • Alder grupperes i stedet for å angi eksakt alder (0-15 år, 15 –25 år osv.)
    • Kommunenavn kategoriseres til for eksempel Vestlandet.
• Dersom det er vanskelig å anonymisere materialet, skal opplysningene slettes.
• Er du usikker på om datamaterialet har blitt godt nok anonymisert, så ta kontakt med personvernombudet på NLA Høgskolen.
• Personopplysninger som skal tas vare på etter prosjektslutt, skal oppbevares forsvarlig. Sikt tilbyr lagring av data etter at prosjektet er avsluttet.